Overwegende dat het in verband met een goede bedrijfsvoering wenselijk is een regeling te treffen omtrent het verstrekken van gegevens en inlichtingen en de verplichting tot geheimhouding in het kader van de dienstverlening van Stichting Kenniscluster Regenboog te Leeuwarden.

Dit reglement beoogt het juiste gebruik van alle persoonsgegevens waarvan Stichting Kenniscluster Regenboog verantwoordelijkheid draagt alsmede alle tot een persoon te herleiden gegevens waarover zij de beschikking heeft, te regelen.

Onder juist gebruik wordt verstaan: die wijze van verzamelen, opslaan, bewerken, beschikbaar houden, respectievelijk stellen van persoonsgegevens conform wettelijke voorschriften, de beroepscode en normen van maatschappelijk fatsoen.

Voornoemde gegevens dienen slechts beschikbaar te zijn of te worden gesteld voor zover dit nodig is voor het doel waartoe zij worden beheerd.

Het verzamelen, opslaan, bewerken, beschikbaar houden respectievelijk stellen van persoonsgegevens geschiedt met geen ander doel dan is toegestaan bij verdrag, wettelijk voorschrift, algemeen verbindende bepalingen of na uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. Dit beginsel is de leidende gedachte in dit reglement.

Artikel 1 Begrippen

1. Stichting Kenniscluster Regenboog : Stichting Kenniscluster Regenboog te Leeuwarden, de afkorting SKR, tevens handelend onder de handelsnaam Ottoman of de persoon of organisatie die onder verantwoordelijkheid van Stichting Kenniscluster Regenboog  werkzaamheden verricht.
2. Cliënten: de identificeerbare natuurlijke persoon waarover persoonsgegevens verzameld en geregistreerd zijn.
3. Persoonsgegevens: gegevens die naar hun aard feitelijke informatie over een persoon geven, waarbij met name bedoeld worden gegevens die betrekking hebben op alle terreinen die betrekking hebben op arbeidsverleden en –toekomst, gegevens betreffende personen, betreffende re-integratie, arbeidsbelemmerende factoren in de persoon van de geregistreerde dan wel diens indirecte of directe omgeving, gegevens betreffende ziekteverzuim en –begeleiding en overige. Dit kan informatie betreffen welke openbaar toegankelijk is alsmede informatie die met uitdrukkelijke of stilzwijgende toestemming van de geregistreerde of anderszins op rechtmatige wijze is verkregen of toegankelijk is.
4. Registratie: het systematisch en voor bepaalde duur verzamelen, opslaan, bewerken en beheren van gegevensbestanden op welke wijze dan ook.
5. Verstrekken van persoonsgegevens: mededeling doen, inzage verlenen, afschriften verschaffen dan wel elke andere wijze van het mogelijk maken van bekendmaking van de strekking of letterlijke inhoud van persoonsregistratie of gedeelten daarvan.
6. Derden: een persoon of instantie buiten Stichting Kenniscluster Regenboog, behoudens de geregistreerde.
7. Opdrachtgever: een natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Stichting Kenniscluster Regenboog  een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven.
8. Wet en regelgeving: die wet en regelgeving die relevant is met betrekking tot re-integratie van personen en dienstverlening aan werkgevers ten aanzien van in-, door- en uitstroom van medewerkers in organisaties en alle hiermee samenhangende regelingen en besluiten.
9. Overdracht: het overdragen van de persoonsgegevens aan een andere houder.

Artikel 2 Algemene bepalingen

1. Registratie van persoonsgegevens geschiedt uitsluitend op grond van de doelstelling en taken van Stichting Kenniscluster Regenboog zoals de verwerking die noodzakelijk is voor de uitvoering van opdrachten als bedoeld in artikel 1 en/of ter uitvoering van een wettelijke plicht of anderszins noodzakelijk is ter behartiging van een gerechtvaardigd belang van Stichting Kenniscluster Regenboog, en in het bijzonder op grond van de wet en regelgeving met betrekking tot re-integratie en daarmede samenhangende wettelijke bepalingen en algemeen verbindende voorschriften. De registratie beperkt zich tot die informatie welke direct ten dienste staat voor de uitvoering van de onder verantwoordelijkheid van Stichting Kenniscluster Regenboog uit te voeren taken.
2. Dit reglement bevestigt dat de gegevens die verstrekt worden aan Stichting Kenniscluster Regenboog door uitvoeringsinstanties (bijvoorbeeld UWV), zelfstandige bestuursorganen (bijvoorbeeld Kamer van Koophandel), overheden (bijvoorbeeld gemeenten voor welke Bbz-trajecten worden uitgevoerd) en overige organisaties, instanties en instellingen die als opdrachtgever kunnen worden aangemerkt, uitsluitend voor het doel worden gebruikt waarvoor ze door de hiervoor genoemde partijen zijn overgedragen aan Stichting Kenniscluster Regenboog.
3. Dit reglement is onderworpen aan de werking van de Wet bescherming persoonsgegevens en alle daarop betrekking hebbende besluiten, algemeen verbindende maatregelen en bepalingen alsmede de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen (SUWI).
4. Ieder gegeven dat iets zegt omtrent een hoedanigheid van een bepaalde of een bepaalbare natuurlijke persoon, ongeacht of dit gegeven wordt gebruikt, valt onder dit reglement.

Artikel 3 Verwerken van persoonsgegevens

1. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt en vertrouwelijk behandeld.
2. Stichting Kenniscluster Regenboog draagt er zorg voor dat deze verplichting ook – door bij de uitvoering van werkzaamheden ingeschakelde derden – wordt nageleefd.
3. Persoonsgegevens worden verwerkt indien de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de cliënt partij is, of om een wettelijke verplichting na te komen waarbij de cliënt partij is of om een wettelijke verplichting na te komen waaraan Stichting Kenniscluster Regenboog onderworpen is.
4. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend ter zake dienen en niet bovenmatig zijn.

Artikel 4 Toegang tot de persoonsgegevens

1. Een ieder die toegang heeft tot de persoonsgegevens heeft een geheimhoudingsplicht ter zake van de gegevens waarvan hij/zij op grond van die toegang heeft kennisgenomen. Deze geheimhoudingsplicht geldt tevens voor medische gegevens.
2. Derden die door Stichting Kenniscluster Regenboog zijn ingehuurd om werkzaamheden te verrichtten hebben toegang tot de verwerking van persoonsgegevens, voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening en worden gehouden aan de geheimhoudingsplicht.

Artikel 5 Verstrekking van persoonsgegevens

1. Door Stichting Kenniscluster Regenboog worden persoonsgegevens slechts aan derden verstrekt, voor zover zulks overeenstemt met het doel van de registratie, zulks wordt vereist in gevolge een wettelijk voorschrift of geschiedt met toestemming van cliënt.
2. Indien geen wettelijke voorschriften van toepassing zijn worden overige persoonsgegevens uitsluitend verstrekt na schriftelijke toestemming van cliënt.
3. Verstrekking van persoonsgegevens uit de persoonsregistratie aan een derde blijft achterwege voor zover uit hoofd van ambt, beroep, wettelijk voorschrift of dit reglement geheimhouding geboden is.
4. Indien voor de verstrekking van persoonsgegevens uit de persoonsregistratie toestemming van cliënt is vereist, kan deze uitsluitend schriftelijk worden gegeven. De toestemming kan betrekking hebben op een geval of op een beperkte categorie van gevallen en moet in het geschrift duidelijk zijn omschreven. De toestemming kan steeds schriftelijk worden ingetrokken.

Artikel 6 Kennisstelling van/inzage in de Privacyreglement Stichting Kenniscluster Regenboog

1. Iedere cliënt wordt tijdens een intakegesprek geattendeerd op de website van Stichting Kenniscluster Regenboog. Op deze website staat het privacyreglement Stichting Kenniscluster Regenboog volledig opgenomen. Bij aanvang van daadwerkelijke begeleiding door Stichting Kenniscluster Regenboog wordt de cliënt een informatiefolder van Stichting Kenniscluster Regenboog ter hand gesteld. De complete tekst van het privacyreglement Stichting Kenniscluster Regenboog is in deze folder opgenomen.
2. Cliënt heeft recht op inzage in en afschrift van de op zijn/haar persoon betrekking hebbende gegevens. Cliënt dient daartoe een verzoek in.
3. Aan een verzoek als bedoeld in dit artikel wordt binnen vier weken na ontvangst van het verzoek voldaan. Het recht op inzage wordt alleen toegestaan aan cliënten. Cliënten dienen zich te kunnen legitimeren.
4. Stichting Kenniscluster Regenboog kan weigeren aan een in dit artikel bedoeld verzoek te voldoen voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van cliënten of van de rechten en vrijheden van anderen, de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten.
5. Voor de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht.

Artikel 7 Correctierecht

1. Desgevraagd kan een ieder van wie Stichting Kenniscluster Regenboog persoonsgegevens ter kennis heeft gekregen in persoon een verzoek doen tot correctie van deze gegevens.
2. Correctie zal plaatsvinden indien blijkt dat er sprake is van feitelijke onjuistheid, onvolledigheid of strijd met enige wettelijke bepaling.
3. Correctie wordt eerst overwogen nadat een verzoek daartoe van cliënt is ontvangen. Indien gronden zijn om aan het correctieverzoek tegemoet te komen dient Stichting Kenniscluster Regenboog binnen vier weken een afschrift van de gecorrigeerde gegevens aan de verzoeker toe te zenden.
4. Weigering om tot de gevraagde correcties over te gaan deelt Stichting Kenniscluster Regenboog binnen vier weken na ontvangst van het daartoe strekkende verzoek mede aan cliënt.
5. Het verzoek tot correctie wordt in het betreffende dossier opgenomen.

Artikel 8 Inwerkingtreding en periode bewaring van persoonsgegevens

1. Stichting Kenniscluster Regenboog houdt zich aan de bepalingen in dit privacyreglement zolang dit, met inachtneming van wat is bepaald in de wet Bescherming Persoonsgegevens, blijft gelden.
2. Stichting Kenniscluster Regenboog verplicht zich om de geregistreerde gegevens van cliënten te verwijderen binnen een periode van 2 jaar nadat de samenwerking met een opdrachtgever ten einde is gekomen. Dit geldt voor alle tot de persoon van de cliënt te herleiden cliëntgegevens, trajectinhoud en resultaten.
3. Factuurgegevens, accountancygegevens en gegevens waar een wettelijke bewaartijd voor geldt die afwijkt van artikel 8.1 worden bewaard zolang de wet dit vereist.
4. Dit privacyreglement is per 29 juni 2005 in werking getreden.
5. Dit reglement kan worden aangehaald als ‘ Algemeen Privacyreglement Stichting Kenniscluster Regenboog ’.

Leeuwarden, 29 juni 2005

Stichting Kenniscluster Regenboog